Civraisien en Poitou: rudes observations de la Chambre régionale des comptes.

Les contrôle des comptes et examen de la gestion réalisés, après demande motivée du préfet de la Vienne, par la Chambre régionale des comptes (CrC) de Nouvelle-Aquitaine au gérant deux Ehpad (celui du « Chaamp du Chail » Valence-en-Poitou (Couhé) et celui du « Logis des Charrières » à Chaunay) et deux résidences autonomie (adossées aux susmentionnés Ehpad) Centre intercommunal d’action sociale (CIAS) du Civraisien en Poitou lui auraient, selon un rapport qu’elle a publiée récemment, permis de lister bien des soucis.

 

Selon un rapport d’observations définitives publié hier sur le site de la Chambre, le Centre intercommunal d’action sociale (CIAS) du Civraisien en Poitou aurait de sérieux soucis de gestion. 

En effet, ce dernier n’aurait ni stratégie ni les outils réglementaires (pas d’analyse des besoins sociaux, pas de projet d’établissement) mais un conseil d’administration qui n’exercerait qu’un pilotage très insuffisant de son fonctionnement, des «résultats qui ne seraient pas à la hauteur des responsabilités multiples découlant de l’accueil de résident[·e·]s âgé[·e·]s et en partie dépendant[·e·]s», des cadres de direction aux responsabilités pas clairement définies et non accompagnées des délégations de signature adéquates, un recrutement, un temps de travail (heures supplémentaires et astreintes) et une paie sans procédure ni contrôle interne ce qui aurait conduit à des erreurs de gestion dites par la CrC significatives et répétées, des comptes non fiables, une désorganisation budgétaire créée par d’importants dysfonctionnements dans l’organisation financière et comptable et vivrait, alors que le directeur en fonctions aurait spécifiquement reçu mission de structurer le CIAS, de renforcer ses fonctions supports et ses procédures dont les défaillances étaient, selon la Chambre patentes dès 2019, un dérapage financier «matériellement significatif et alarmant» avec des budgets tous déficitaires depuis 2022 (lesdits déficits représenteraient 14,6 % des recettes concernant l’Ehpad de Chaunay et 12 % concernant l’Ehpad de Valence-en-Poitou), une masse salariale correspondant aux agent·e·s contractuel·le·s qui aurait augmentée de 554 % depuis 2018 (hausse qui ne s’expliquerait qu’en partie par l’absentéisme et la crise sanitaire) et des marchés (téléphonie et assurance) attribués sans respecter les règles du code de la commande publique et signés sans délégation valable.

 

La CrC appelle à «la formalisation rapide d’un plan de redressement, au-delà de l’appui ponctuel des services de la communauté de communes du Civraisien-en-Poitou (CCCP) en matière financière et de ressources humaines et du recours à un prestataire externe pour la formalisation d’un plan pluriannuel d’investissement».

La chambre régionale des comptes invite l’ordonnateur:

• à ouvrir le débat sur les missions du CIAS afin de structurer son action, lui donner un périmètre d’action plus cohérent et actualiser ses statuts et moyens,
• à formaliser la mise à disposition des bâtiments de l'Ehpad de Chaunay la convention de mise à disposition dudit ehpad étant selon elle irrégulière,
• à mettre le site internet du CIAS en cohérence avec la réalité de ses compétences (celui-ci prendrait en compte des délibérations dites par la Chambre sans délibération concordante du CA du CIAS et du conseil communautaire de la communauté de communes et qui serait de ce fait non valables),
• à mettre en conformité l’ «activité de la cuisine» (le CIAS réalisant une activité de confection de repas pour des établissements publics extérieurs (le centre de loisirs de la CCCP et l’école de Chaunay) et ayant, selon lui-même pendant un temps révolu, organisé un portage de repas à domicile sans se limiter à la desserte des résident·e·s présent·e·s dans ses résidences autonomie),
• pour la sécurité des résident·e·s en situation de crise à formaliser une politique stratégique conforme à la réglementation en élaborant une analyse des besoins sociaux et des projets d’établissements,
• à actualiser les statuts et le règlement intérieur du CIAS afin de les mettre en conformité et en cohérence avec le droit applicable,
• à structurer la mission de direction, à formaliser les délégations qui s’y rapportent et à entamer des réflexions sur les mutualisations possibles des fonctions administratives avec les services de la communauté de communes et
  
• à ne pas oublier son obligation de déclarer à l’ARS tout recrutement aux fonctions de direction et toute modification de l’organisation interne et
  

elle lui:

• recommande de structurer et d’étoffer la direction pour sécuriser l’exercice des fonctions de direction (par exemple par une mutualisation des compétences avec les services administratifs de la communauté de communes),
• recommande de formaliser les délégations de signature et d’accompagner les directeur·rice·s dans l’obtention les diplômes requis (…),
• recommande de procéder à un rapprochement des documents de la comptable avec les siens de manière régulière afin de mettre à jour l’état de l’actif et de s’assurer de leur concordance,
• recommande de faire un inventaire,
• recommande de mettre en place une comptabilité d’engagement,
• rappelle qu’il appartient à l’instance délibérante de fixer les modalités d’organisation, de récupération ou d’indemnisation des astreintes de direction,
• fait invitation à éviter les anomalies dans les écritures comptables,
• fait invitation à formaliser un plan pluriannuel d’investissement et un plan de redressement pour l’ensemble des budgets gérés par le CIAS afin de parvenir à un équilibre financier dans un délai raisonnable,
• recommande de formaliser des tableaux de suivi des emplois du personnel et de les faire voter par l’instance délibérante,
• recommande de mettre en place un contrôle interne des présences, des éléments variables de la paie et de la paie en général,
• recommande de formaliser et d’harmoniser, sur l’ensemble des sites du CIAS, les règles de gestion de la compétence de l’autorité délibérante,
• recommande de fiabiliser les données saisies dans l’applicatif de gestion du temps de travail et réaliser sur elles une procédure de double contrôle,
• fait invitation à formaliser un document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP),
• recommande de mettre en place les avancements et les promotions au sein du CIAS et de présenter un bilan annuel des lignes directrices de gestion devant les instances représentatives du personnel,
• recommande de revoir les contrats avec Axa Assurances pour se conformer à l’article R.2124-3 du code de la commande publique,
• recommande d’organiser et de formaliser un processus d’achat commun aux établissements du CIAS afin de conclure les marchés publics dans le respect du code de la commande publique,
• fait invitation à formaliser une procédure de recueil des évènements indésirables graves pour l’ensemble des établissements gérés par le CIAS,
• fait invitation d’engager à nouveau des démarches pour disposer d’un temps de médecin coordonnateur·rice afin de se mettre en conformité avec la réglementation et d’améliorer le suivi médical des résident·e·s,
• fait invitation à formaliser des documents actualisés pour l’ensemble des ESMS et
• fait invitation à actualiser les contrats de séjour, notamment s’agissant des règles de facturation et de restitution du dépôt de garantie.

Enfin elle incite les élu·e·s à faire progresser les tarifs des résidences autonomie (en les rapportant aux charges constatées en matière de prise en charge des résident·e·s) dans les limites réglementaires.

 

Du coté de la vice-présidence du CIAS on déclare entre autres:

• avoir mis en place un contrôle systématique par le responsable RH, la gestionnaire de paie et les directrices lors de la procédure de recrutement et de paie (depuis le 1/2/23),
• gérer désormais le temps de travail avec un logiciel,
• faire depuis 2023 des reportings mensuels de la masse salariale,
• faire le nécessaire pour trouver, en ce qui concerne le recrutement, une cohérence d’emploi permanent vis-à-vis des journées types de chaque établissement,
• bientôt nommé un salarié en charge de la com,
• lutter contre l’absentéisme et
• avoir un responsable financier en formation PPI.